Das Erstgespräch-Formular Erstellen: Welche Fragen Sollten Sie Stellen?

Die erste Sitzung legt das Fundament für alles, was im weiteren Verlauf der Therapie folgt. Wenn jedoch der Großteil dieser ersten 50 Minuten mit der Erhebung grundlegender Informationen verbracht wird, läuft die Zeit ab, bevor Sie und Ihr Klient zu dem kommen, was wirklich zählt.

Genau hier kommt das Erstgespräch-Formular ins Spiel. Es sammelt wesentliche Informationen, bevor der Klient überhaupt die Praxis betritt, gibt die erste Sitzung für die eigentliche klinische Arbeit frei und bietet dem Klienten den ersten konkreten Kontakt mit seinem eigenen Prozess.

In diesem Beitrag behandeln wir, welche Fragen ein gutes Erstgespräch-Formular enthalten sollte, worauf aus KVKK-Perspektive (Türkeis Datenschutzgesetz, vergleichbar mit der DSGVO) zu achten ist und welche Fragen Sie weglassen sollten.

Die Drei Funktionen des Erstgespräch-Formulars

Ein gut gestaltetes Formular erfüllt gleichzeitig drei Aufgaben.

Es sammelt Informationen. Grundlegende demografische Daten, der Vorstellungsgrund und die Therapiegeschichte des Klienten werden geklärt, bevor die erste Sitzung beginnt.

Es steuert Erwartungen. Der Klient erhält ein klares Bild davon, was er erhalten wird, wie lange und unter welchen Bedingungen. Fehlerwartungen werden im Vorfeld verhindert.

Es schafft eine rechtliche Grundlage. Informierte Einwilligung, KVKK-Datenschutzmitteilung und Stornierungsrichtlinie werden im Formular dokumentiert. Eine schriftliche Aufzeichnung ersetzt eine mündliche Vereinbarung.

Abschnitt 1: Grundlegende Persönliche Angaben

Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Kontaktdaten. Ein wichtiger Hinweis: Alle Felder als Pflichtfelder zu kennzeichnen, kann nach KVKK problematisch sein. Das Prinzip der "Datensparsamkeit" besagt, dass Sie nur die Daten erheben sollten, die Sie tatsächlich benötigen.

Eine Telefonnummer sollte Pflicht sein (für Notfallkommunikation). Eine E-Mail-Adresse kann optional sein. Die nationale Identifikationsnummer sollten Sie nur bei Bedarf für die Rechnungsstellung erfragen — andernfalls ist sie nicht erforderlich.

Notfallkontaktdaten (Name und Telefonnummer einer nahestehenden Person) sind wichtig. Im Falle einer akuten Krise sollte in der ersten Sitzung festgelegt sein, wer kontaktiert werden kann.

Abschnitt 2: Vorstellungsgrund und Aktuelle Situation

Dies ist der wertvollste Teil des Formulars. Fragen sollten offen und einfach formuliert sein.

"Was hat Sie heute zu uns geführt?" Dies ist die kraftvollste Eröffnungsfrage. Sie lässt den Klienten in seinen eigenen Worten sprechen.

"Seit wann besteht diese Situation?" Die Dauer ist der erste Hinweis darauf, ob es sich um etwas Akutes oder Chronisches handelt.

"Welche Lebensbereiche sind betroffen? (Arbeit, Beziehungen, Schlaf, Appetit, andere)" Eine Karte der Funktionseinschränkungen.

"Wie würden Sie auf einer Skala von 1 bis 10 Ihr allgemeines Wohlbefinden im Moment einschätzen?" Ein grober Ausgangswert.

"Hatten Sie in den letzten vier Wochen Gedanken, sich selbst oder anderen zu schaden?" Diese Frage darf nicht ausgelassen werden. Wenn die Antwort ja lautet, hat die erste Sitzung dieses Thema als Priorität.

Abschnitt 3: Therapiegeschichte

"Haben Sie schon einmal psychologische Unterstützung in Anspruch genommen?" Falls ja: Wann, wie lange, mit welchem Ansatz und wie war die Erfahrung?

Diese Fragen sind nicht nur informativ. Wenn eine frühere Therapie positiv endete, ist die Widerstandshaltung des Klienten wahrscheinlich gering. Wenn sie negativ endete, gibt es möglicherweise Bereiche, auf die Sie von Anfang an besonders achten sollten.

"Nehmen Sie derzeit psychiatrische Medikamente ein? Wenn ja, welche?" Diese Information wird Ihre Fallformulierung direkt beeinflussen.

"Waren Sie jemals in einer psychiatrischen Einrichtung stationär aufgenommen?" Auch dies ist für die Risikobeurteilung wichtig.

Abschnitt 4: Soziales und Familiales Umfeld

"Mit wem leben Sie zusammen?" Alleine oder in einem Familienverbund zu leben, beeinflusst den Therapieprozess auf unterschiedliche Weise.

"Wie ist Ihr Familienstand? Haben Sie Kinder?" Eine grundlegende Übersicht der Familiendynamik.

"Was ist Ihr Beruf? Sind Sie derzeit berufstätig?" Dies zeigt sowohl eine finanzielle Dimension als auch mögliche berufsbezogene Stressfaktoren.

"Gibt es in Ihrer Familie eine Vorgeschichte von psychiatrischen Diagnosen oder Suizid?" Beurteilung genetischer und epigenetischer Risiken.

Dieser Abschnitt enthält sensible Themen; daher ist es wichtig, die Fragen ohne Wertung und als wirklich optional zu formulieren. Es kann hilfreich sein, folgende Anmerkung hinzuzufügen: "Sie sind nicht verpflichtet, die Fragen in diesem Abschnitt zu beantworten. Wenn Sie diese lieber gemeinsam in unserer ersten Sitzung besprechen möchten, können Sie sie freilassen."

Abschnitt 5: Praktische Präferenzen

"Bevorzugen Sie Präsenz- oder Online-Sitzungen? Oder ist es Ihnen gleichgültig?"

"Welche Wochentage und Uhrzeiten passen Ihnen am besten?"

"Über welchen Kanal möchten Sie bevorzugt von uns kontaktiert werden? (Telefon, SMS, E-Mail)"

"Möchten Sie in einer anderen Sprache als Deutsch arbeiten?"

Diese Angaben erleichtern die Planung und geben dem Klienten das Gefühl, von Anfang an gehört zu werden.

Abschnitt 6: Rechtliche Grundlagen

Der letzte Abschnitt enthält rechtliche Einwilligungen. Es sollte drei separate Auswahlfelder geben.

"Ich erteile meine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten im Rahmen von KVKK." Es sollte ein Link zur vollständigen Datenschutzmitteilung bereitgestellt werden.

"Ich habe das Einwilligungsformular gelesen und stimme zu." Hier werden die Therapiebedingungen, die Stornierungsrichtlinie und die Grenzen der Vertraulichkeit dokumentiert.

"Ich erkläre mich damit einverstanden, über meinen bevorzugten Kommunikationskanal Informations- und Erinnerungsnachrichten zu erhalten." Wird als separate Einwilligung für SMS-Erinnerungen empfohlen.

Diese drei Punkte müssen als separate Auswahlfelder dargestellt werden. Ein einzelnes "Ich stimme allem zu"-Feld gilt nach KVKK nicht als wirksame ausdrückliche Einwilligung.

Fragen, Die Sie Weglassen Sollten

Einige Fragen gehören nicht in ein Erstgespräch-Formular. Sie gehören in die Therapie selbst — nachdem Vertrauen aufgebaut wurde.

Traumadetails. Fragen wie "Wurden Sie missbraucht? In welchem Alter? Von wem?" in einem Formular zu stellen, ist ein ernstes ethisches Problem. Diese Themen werden besprochen, wenn der Klient bereit ist — in seinem eigenen Tempo.

Sehr persönliche sexuelle Inhalte. Details zu sexueller Identität, Orientierung und dem Sexualleben sollten nur in der Sitzung zur Sprache kommen, wenn der Klient sich sicher fühlt — niemals in einem Formular.

Finanzielle Details. Fragen wie "Was ist Ihr Einkommen? Haben Sie Schulden?" sollten nicht im Formular erscheinen. Die Frage, wie das Honorar beglichen wird, lässt sich mit einem einfachen, separaten Punkt klären.

Formularlänge: Wie Lang ist Zu Lang?

Die praktische Erfahrung zeigt, dass ein Formular, das in 8 bis 10 Minuten ausgefüllt werden kann, die ideale Länge hat. Kürzer reicht klinisch nicht aus; länger führt dazu, dass 20 bis 30 Prozent der Klienten es nicht zu Ende ausfüllen.

Füllen Sie das Formular nach seiner Fertigstellung selbst aus. Messen Sie, wie lange es dauert. Wenn es 10 Minuten überschreitet, suchen Sie nach Stellen, die Sie kürzen können.

Fazit: Das Formular ist die Hälfte der Ersten Sitzung

Ein gut vorbereitetes Erstgespräch-Formular ermöglicht es Ihnen, die erste Sitzung nicht mit der Frage "Wer ist diese Person?" zu beginnen, sondern mit "Was kann ich für diese Person tun?". Das spart nicht nur Zeit — es lässt den Klienten von der allerersten Minute an spüren, dass er wertgeschätzt wird.

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